پس از ثبت فعالیت­های پژوهشی توسط اعضای هیأت­ علمی دانشگاه در پایان هر سال، به استناد مفاد آیین ­نامه اعتبار پژوهشی(گرنت) فعالیت ­های اعضای هیات­ علمی امتیازدهی شده و طبق بودجه مصوب دانشگاه، مبلغ قرارداد هر عضو هیات­ علمی محاسبه و در دو ردیف حق­ التحقیق و هزینه­ های قابل استناد تخصیص داده می­شود. به موازات عقد قرارداد، طرح ایشان به صورت سیستماتیک در سامانه پژوهشی گلستان ثبت و گردش کار جهت تایید فعالیت آغاز می­گردد.